Ymmärrä SAF-T: Formaatti, joka yksinkertaistaa verotuksen hallintaa kansainvälisesti

SAF-T (Standard Audit File for Tax) on standardoitu sähköinen raportointimuoto, joka muuttaa yritysten tavan hoitaa verovelvoitteita. Yhtenäisen verotietojen rakenteen ansiosta SAF-T parantaa läpinäkyvyyttä ja tuo tehokkuutta sekä yritysten että viranomaisten toimintaan kansainvälisesti.

SAF-T on standardoitu sähköinen formaatti, joka mahdollistaa kirjanpitotietojen rakenteellisen ja turvallisen välittämisen yritysten ja veroviranomaisten kesken. Formaatti kehitettiin OECD:n aloitteesta vuonna 2005 tukemaan kansainvälistä yhteistyötä verohallinnon kehittämisessä. Yhtenäinen tietorakenne helpottaa digitaalista tiedonvaihtoa, mikä sujuvoittaa monikansallisten yritysten vaatimustenmukaisuutta ja tehostaa veroviranomaisten tarkastuksia.

Tänä päivänä useat maat – erityisesti EU:ssa – ovat ottaneet SAF-T:n käyttöön. Portugali oli edelläkävijä jo vuonna 2008, ja sen jälkeen mukaan ovat liittyneet muun muassa Puola (2016) ja Norja (2020). Myös Ukraina, Tanska, Bulgaria ja Belgia ovat hiljattain aloittaneet SAF-T:n käyttöönoton. Kun formaatti yleistyy ja muuttuu pakolliseksi yhä useammassa maassa, sen merkitys kansainvälisille yrityksille kasvaa – ja samalla korostuu tarve valmistautua ja integroida SAF-T osaksi yrityksen veroprosesseja.

Lisäksi SAF-T:ta kehitetään jatkuvasti. Esimerkiksi Puolan JPK_CIT on mukautettu yritysverotukseen, ja Portugalin suunnitteilla oleva IAS-raportti on askel kohti entistä integroidumpaa raportointia.

SAF-T perustuu XML-formaattiin ja on suunniteltu sähköiseen kirjanpitotiedon vaihtoon. Se kattaa keskeiset taloustiedot, kuten pääkirjan, myyntireskontran, ostoreskontran sekä varastotiedot. SAF-T-dokumentti voi sisältää esimerkiksi yrityksen Y-tunnuksen, osoitteen, valuutan ja yksittäiset tapahtumat pääkirjassa.

Vaikka formaatti on globaali standardi, sitä mukautetaan usein paikallisesti kansallisten vaatimusten mukaan. SAF-T:n ydinrakenne ja tietoelementit ovat standardoitu kansainvälisesti, mikä takaa yhtenäisen ja johdonmukaisen formaatin taloustietojen raportointiin. Jokainen maa voi kuitenkin määritellä, mitä tietoja tulee sisällyttää, kuinka usein ne raportoidaan ja millä tavalla.  Veroviranomaiset voivat myös muokata formaattia vastaamaan paikallisia säädöksiä ja tarkastuskäytäntöjä.

SAF-T helpottaa merkittävästi tiedonvaihtoa yritysten ja viranomaisten välillä – ja tuo selkeitä etuja molemmille osapuolille.

Veroviranomaisille SAF-T tarkoittaa nopeampia ja tehokkaampia tarkastuksia. Yhtenäinen rakenne helpottaa oikean tiedon löytämistä, mikä vähentää työmäärää ja säästää aikaa. Se myös vähentää yrityksille aiheutuvia häiriöitä tarkastusten aikana.

Yrityksille SAF-T tuo operatiivista tehokkuutta. Tiedon jäsentely ja hakeminen helpottuvat, mikä sujuvoittaa hallintoa ja vaatimustenmukaisuutta. Lisäksi SAF-T-tiedostot toimivat hyvänä arkistomuotona, mikä parantaa datan laatua ja saatavuutta ajan myötä.

Koska SAF-T tarjoaa kansainvälisesti yhtenäisen rakenteen, monikansallisten yritysten on helpompi hallita veroprosesseja useissa maissa. Viranomaisille tämä tarkoittaa tehokkaampaa datankäsittelyä – ja mahdollisuutta hyödyntää tekoälyä suurten tietomäärien analysointiin. Tämä voi tuottaa arvokkaita oivalluksia ja tukea datalähtöisiä päätöksiä ja kohdennettuja toimenpiteitä.

Tutustu, miten reaaliaikaiset tarkastukset ja jaksottainen raportointi tukevat toisiaan vaatimustenmukaisuuden varmistamisessa digitaalisessa toimintaympäristössä. Tässä Compliance Over Coffee -sarjan jaksossa selvitämme, miten yritykset voivat navigoida muuttuvassa digitaalisessa taloushallinnon sääntelykentässä.

SAF-T ja verkkolaskutus ovat kaksi keskeistä rakennuspalikkaa talousprosessien digitaalisessa murroksessa – ja ne toimivat tehokkaimmin yhdessä. CTC (Continuous Transaction Controls) -verkkolaskutus keskittyy digitaalisten laskujen reaaliaikaiseen tai lähes reaaliaikaiseen vaihtoon kauppakumppaneiden ja veroviranomaisten välillä. SAF-T puolestaan tarjoaa standardoidun tavan raportoida yksityiskohtaista kirjanpitodataa veroviranomaisille määräajoin. Verkkolaskutus voidaan nähdä transaktiopohjaisena, eteenpäin suuntautuvana datana, kun taas SAF-T toimii kattavana katsauksena menneisiin taloustapahtumiin. Yhdessä ne muodostavat kokonaiskuvan yrityksen liiketoiminnasta ja tarjoavat veroviranomaisille täyden näkyvyyden.

On olennaista, että SAF-T-raportoinnin ja verkkolaskutuksen tiedot vastaavat toisiaan. Automaattinen täsmäytys näiden kahden välillä vähentää virheiden riskiä veroraportoinnissa ja parantaa taloustietojen tarkkuutta. Monissa maissa vaaditaan todisteita datan johdonmukaisuudesta osana vaatimustenmukaisuuden osoittamista. Jatkuva seuranta ja yksityiskohtaiset audit trailit vahvistavat raportoinnin luotettavuutta entisestään.

SAF-T on yhä tärkeämpi työkalu yrityksille, jotka haluavat hoitaa veroraportointinsa tehokkaasti ja vaatimustenmukaisesti. Kyse ei ole vain sääntöjen täyttämisestä – toimiva digitaalinen infrastruktuuri voi myös avata ovia kasvuun ja toiminnan tehostamiseen.

Kiinnostaako siirtyminen digitaalisen veroraportoinnin tulevaisuuteen? Thomson Reuters ONESOURCE Indirect Compliance auttaa yritystäsi hallitsemaan arvonlisäveron, GST:n ja muiden raportointivelvoitteita keskitetysti, mukaan lukien SAF-T.

Pageron asiakkaat voivat hyödyntää ONESOURCE-järjestelmän valmiita yhteyksiä, jotka yhdistävät verkkolaskut ja verotiedot automaattisesti. Järjestelmä integroituu vaivattomasti olemassa oleviin ERP-, CRM-, verkkokauppa- ja kassajärjestelmiin, jolloin verolaskenta ja vaatimustenmukaisuus toimivat saumattomasti koko liiketoiminnassa, markkinasta riippumatta.