Verkkolaskutus Puolassa

Verkkolaskutusvaatimusten täyttäminen on merkittävä operatiivinen haaste taloustiimeille, jotka jo valmiiksi tasapainoilevat lukuisten compliance-velvoitteiden kanssa. Automaation avulla tämä haaste voidaan kuitenkin poistaa ja vapauttaa aikaa tuottavampiin tehtäviin.

Kotimaan laskutuksessa ONESOURCE Pageron avulla koko KSeF-prosessi hoituu alusta loppuun sekä B2B- että B2G-transaktioissa. Lähtevät laskut validoidaan automaattisesti FA(3)-formaattia vasten ennen lähetystä, ja saapuvat laskut ohjataan KSeF:stä suoraan ostolaskuprosesseihisi. Kaikki kuittaukset ja tilapäivitykset hoituvat reaaliajassa, jolloin prosessi on selkeä ja läpinäkyvä.

Yrityksille haasteita aiheuttavat pakolliset Application Response -sanomat ovat ratkaisussamme täysin automatisoituja, mikä varmistaa vaatimustenmukaisuuden sekä myyjille että ostajille ilman ylimääräistä työtä. Koko prosessin ajan ONESOURCE Pagero ylläpitää aukotonta kirjausketjua, joka varmistaa toimintojen läpinäkyvyyden veroviranomaisten tarkastuksissa – vähentäen virheitä ja turvaten jatkuvan vaatimustenmukaisuuden ilman muutoksia olemassa oleviin prosesseihin.

Toimitko kansainvälisesti? Varmista, että myös rajat ylittävät transaktiosi ovat linjassa Puolan verkkolaskutussääntöjen kanssa.

Kun laskutat ulkomaisia asiakkaita Puolasta käsin, KSeF on edelleen keskeisessä roolissa. Rajat ylittävät myyntilaskut lähetetään KSeF:iin selvitystä (clearance) ja raportointia varten, ja hyväksynnän jälkeen ONESOURCE Pagero jakelee ne normaalien toimituskanaviesi kautta. Teknologiamme hoitaa clearance-vaiheen puolestasi, säilyttäen asiakirjat KSeF-hyväksyntään saakka. Näin järjestelmääsi tallentuvat tiedot vastaavat KSeF:n merkintöjä täsmälleen, mikä parantaa läpimenoa ensimmäisellä yrityksellä ja helpottaa täsmäytyksiä. Lopputuloksena saat yhtenäiset tiedot, yksinkertaisemmat täsmäytysprosessit ja yhden selkeän kirjausketjun kansainväliseen laskutukseen.

Taloustiimit saavat paremman näkyvyyden laskujen tilaan ja virheisiin, kun taas verotiimit hyötyvät selkeästä erottelusta kotimaan KSeF-järjestelmän ja rajat ylittävien tarkastusvaatimusten välillä.

Puola on valinnut clearance-pohjaisen mallin, mikä tarkoittaa, että jokainen lasku on toimitettava viranomaiselle validoitavaksi ennen sen virallista lähettämistä. Puolan valtiovarainministeriö toimii välittäjänä: laskut tarkistetaan reaaliaikaisesti, niille annetaan KSeF-tunnus, ne aikaleimataan ja validoidaan ennen kuin ne toimitetaan ostajalle.

Ratkaisumme tunnistaa automaattisesti tilanteet, joissa clearance-hyväksyntä vaaditaan, muuntaa laskut vaadittuun FA(3)-muotoon ja toimittaa ne KSeF-järjestelmään. Jokainen dokumentti säilytetään turvallisesti järjestelmässä, kunnes tarvittava hyväksyntä saadaan. Kun clearance on valmis, kotimaan laskut toimitetaan KSeF:n kautta, kun taas rajat ylittävät laskut ohjataan tavanomaisiin ONESOURCE Pagero -kanaviinne.

Ostoreskontran puolella kotimaan laskut siirtyvät suoraan KSeF:stä ERP-järjestelmäänne standardoitujen vastausten ja tilapäivitysten kera. Tiiminne näkee yhdenmukaiset ja luotettavat tiedot yhdestä paikasta, mikä vähentää manuaalisia tarkistuksia, nopeuttaa kirjauksia ja tarjoaa täyden näkyvyyden jokaisen dokumentin tilaan. 

Puolan verkkolaskutusvaatimus asettaa tiukan aikataulun, jonka puitteissa yritysten on päivitettävä talousjärjestelmänsä ja prosessinsa ennen vuoden 2026 määräaikoja.

Kun vaiheittainen käyttöönotto alkaa helmikuussa 2026 suurille yrityksille ja huhtikuussa 2026 kaikille muille organisaatioille, huolellinen valmistautuminen on välttämätöntä. ONESOURCE Pagero auttaa arvioimaan valmiuden, kohdistamaan datan FA(3)-muotoon ja varmistamaan, että sekä laskut että hyvityslaskut täyttävät vaatimukset.
Teknologiamme mahdollistaa testauksen KSeF:n testiympäristöissä ja simuloi virhetilanteita, jotta yleisimmät hylkäyssyyt voidaan tunnistaa ja välttää jo etukäteen.

Käyttöönoton suunnitelmamme minimoivat häiriöt vaiheistettujen tuotantoon siirtymisten, selkeiden varasuunnitelmien ja käytännöllisten käyttöönoton tukimateriaalien avulla. Kun ohjeistus kehittyy, ONESOURCE Pagero pitää sinut ajan tasalla ja päivittää validoinnit sekä tietomallinnukset, jotta prosessi toimii sujuvasti myös muutosten aikana.

Puolan sähköisen laskutuksen vaatimukset edellyttävät sekä teknistä tarkkuutta että kattavia dokumentointivalmiuksia. ONESOURCE Pagero validoi laskut FA(3)-muotoa vasten, varmistaa turvallisen tiedonsiirron ja tallentaa kaikki lähetykset, kuittaukset ja vastaukset täyden jäljitettävyyden takaamiseksi.

KSeF tarjoaa säädöstenmukaisen sähköisen arkistoinnin vaadituksi 10 vuoden ajaksi. Jos tarvitset pidempiä säilytysaikoja, useiden maiden yhteistä arkistointia tai nopeaa hakutoimintoa tarkastuksia ja raportointia varten, voit täydentää tätä ONESOURCE Pagero arkistoinnilla. Näiden kahden ratkaisun yhdistelmä varmistaa sekä välittömän vaatimustenmukaisuuden Puolassa että joustavuuden organisaatiosi laajempiin dokumentinhallinnan tarpeisiin – yli maiden ja aikajaksojen.