Facturation électronique en Pologne

Le respect des exigences en matière de facturation électronique représente un défi opérationnel de taille pour les équipes financières déjà débordées par les exigences de conformité. Mais grâce à l'automatisation, ce défi peut être relevé, ce qui permet aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Pour la facturation nationale, ONESOURCE Pagero gère l'ensemble du processus KSeF de bout en bout, tant pour les transactions B2B que B2G. Vos factures sortantes sont automatiquement validées par rapport au format officiel FA (3) avant leur soumission, tandis que les factures entrantes sont directement transférées de KSeF vers vos workflows AP existants. La technologie gère tous les accusés de réception et les changements de statut en temps réel, offrant une visibilité claire sur l'ensemble de vos transactions.

Les réponses obligatoires aux demandes qui posent problème à de nombreuses entreprises sont entièrement automatisées par notre solution, garantissant ainsi la conformité des acheteurs et des vendeurs sans effort supplémentaire. Tout au long du processus, ONESOURCE Pagero conserve des pistes d'audit complètes qui protègent vos opérations lors des contrôles fiscaux, réduisant ainsi les erreurs et garantissant une conformité totale sans perturber les processus établis de votre équipe.

Vous opérez à l'international ? Assurez-vous que vos transactions transfrontalières sont également conformes aux règles polonaises en matière de facturation électronique.

Lorsque vous facturez des clients étrangers depuis la Pologne, le KSeF continue de jouer un rôle clé. Les factures transfrontalières sont envoyées au KSeF pour validation et déclaration, puis, une fois approuvées, ONESOURCE Pagero les distribue via vos canaux de livraison habituels.

Notre technologie gère l'étape de validation à votre place, en conservant les documents jusqu'à ce que KSeF confirme leur approbation, afin que vos enregistrements correspondent exactement à ceux de KSeF, ce qui améliore l'acceptation dès la première fois et simplifie le rapprochement. Cela permet d'obtenir des enregistrements cohérents, des rapprochements plus simples et une piste d'audit unique pour l'ensemble de votre facturation internationale.

Le service financier bénéficie d'une meilleure visibilité sur le statut des factures et les erreurs, tandis que les équipes fiscales profitent d'une séparation claire entre les exigences nationales centralisées et les exigences transfrontalières de pré-validation.

La Pologne a choisi un modèle basé sur la validation, ce qui signifie que chaque facture doit être soumise au gouvernement et validée par celui-ci avant d'être légalement émise. Le ministère polonais des Finances agit en tant qu'intermédiaire : les factures sont vérifiées en temps réel, se voient attribuer un identifiant KSeF, sont horodatées et validées avant d'être transmises à l'acheteur.

Notre solution détecte automatiquement quand une autorisation est nécessaire, convertit les factures au format FA (3) obligatoire et les soumet au KSeF. Chaque document est conservé en toute sécurité dans le système jusqu'à ce que l'autorisation requise soit reçue. Une fois l'autorisation confirmée, les factures nationales sont livrées via le KSeF, tandis que les factures transfrontalières sont acheminées via vos canaux ONESOURCE Pagero standard.

Du côté des comptes fournisseurs, les factures nationales sont transférées directement du KSeF vers votre ERP, accompagnées de réponses standardisées et de mises à jour de statut. Vos équipes disposent d'informations cohérentes et fiables en un seul endroit, ce qui réduit les vérifications manuelles, accélère la comptabilisation et offre une visibilité totale sur le statut de chaque document.

La réglementation polonaise en matière de facturation électronique impose aux entreprises un calendrier serré pour adapter leurs systèmes et processus financiers avant les échéances de 2026.

Avec un déploiement progressif à partir de février 2026 pour les grandes entreprises et d'avril 2026 pour toutes les autres organisations, il est essentiel de se préparer. ONESOURCE Pagero vous aide à évaluer votre état de préparation, à mapper vos données vers FA (3) et à confirmer la couverture des factures et des factures rectificatives. Notre technologie permet de réaliser des tests dans des environnements KSeF hors production et de simuler des scénarios d'erreur, afin d'éviter les causes courantes de rejet.

Nos plans de transition minimisent les perturbations grâce à des mises en service progressives, des procédures de secours claires et des supports de gestion du changement que vos équipes locales peuvent réellement utiliser. À mesure que les directives évoluent, ONESOURCE Pagero vous tient informé et ajuste les validations et les mappages, afin que votre processus continue de fonctionner sans heurts.

Pour répondre aux exigences polonaises en matière de documentation des factures électroniques, il faut à la fois une grande précision technique et des capacités complètes de conservation des documents. ONESOURCE Pagero valide les factures au format FA (3), sécurise leur transmission et enregistre toutes les soumissions, accusés de réception et réponses pour une traçabilité totale.

Alors que KSeF assure l'archivage électronique conforme pendant la période obligatoire de 10 ans, vous pouvez compléter cette solution avec l'archivage ONESOURCE Pagero si vous avez besoin d'une conservation plus longue, d'un stockage consolidé dans plusieurs pays ou d'une récupération rapide pour les audits et les rapports. Cette double approche vous permet de garantir à la fois la conformité immédiate avec la réglementation polonaise et la flexibilité nécessaire pour répondre aux besoins plus larges de votre organisation en matière de gestion documentaire, au-delà des frontières et des périodes.