Kundcase

Ultradent Products effektiviserar sina EDI-processer för tandvårdsprodukter i Europa med ONESOURCE Pagero

Med Thomson Reuters ONESOURCE Pagero har Ultradent Products minskat det manuella arbetet, höjt datakvaliteten och infört tillförlitliga EDI-processer i sin europeiska verksamhet.

Ultradent Products är ett globalt tandvårdsföretag som utvecklar, tillverkar och levererar material, produkter och instrument för tandvårdspersonal över hela världen. Företaget är mest känt för sitt tandblekningssortiment Opalescence™ och har vuxit kontinuerligt i över 45 år. Genom ett etablerat nätverk av tandvårdsdistributörer når Ultradent kunder i Europa och på internationella marknader. När digitaliseringen blev allt viktigare i organisationen ville Ultradent effektivisera verksamheten, höja processkvaliteten och stärka kundsamarbetet genom en mer strukturerad EDI-hantering.

Mindre manuellt arbete
Tack vare automatiserade EDI-processer och färre manuella moment
Färre mejl och manuella åtgärder
För snabbare kommunikation och effektivare processer
Flera partner anslöts samtidigt
Det gör det möjligt att skala upp EDI-användningen på de europeiska marknaderna

De automatiserade processerna innebär färre mejl, betydligt färre manuella åtgärder för vårt team och snabbare kommunikation med våra kunder.

Jörg Böffgen
Chef för administration, marknad och försäljning, Ultradent Products

Utmaning: Att samordna införandet av EDI mellan team, format och marknader

När Ultradent ville stärka sin kapacitet inom EDI i Europa ställdes företaget inför flera praktiska och tekniska utmaningar. Det lokala Ultradent-teamet i Tyskland saknade egna IT-resurser för projektet och fick därför fungera som länk mellan organisationens IT-avdelning i USA och Thomson Reuters. Eftersom teamen arbetade i olika tidszoner krävde samarbetet noggrann planering och samordning.

Dessutom hade europeiska EDI-format inte tidigare använts inom organisationen. Det gjorde onboardingen, testerna och implementeringen av nya interna arbetssätt mer komplicerade. Ultradent ville inte ansluta en partner i taget, utan flera utvalda partner samtidigt. Det ställde högre krav på tydlig kommunikation och välplanerad samordning under hela projektet.

Företaget behövde därför en pålitlig partner som kunde stötta både den tekniska implementeringen och integreringen i verksamheten utan att belasta de lokala resurserna i onödan. Målet var att skapa stabila EDI-processer för det dagliga arbetet, höja datakvaliteten och minska den manuella administrationen.

Lösning: Integrerade EDI-flöden med ONESOURCE Pagero

Ultradent började använda ONESOURCE Pagero 2023. Därefter följde förberedelser, interna tester och anslutning av partner innan lösningen togs i drift i juni 2024. Ultradents IT-avdelning i USA och projektledarna från Thomson Reuters arbetade nära tillsammans under implementeringen, vilket underlättade för organisationen att hantera både de tekniska integrationskraven och de nya europeiska EDI-standarderna.

I dag är ONESOURCE Pagero Network helt integrerat i Ultradents dagliga arbetsflöden för orderregistrering, orderbekräftelser och leveransaviseringar. Lösningen ger Ultradent den insyn och stabilitet som behövs för en effektiv EDI-kommunikation med kunderna och gör det samtidigt möjligt att automatisera och standardisera processerna i hela verksamheten.

Lösningen ger också Ultradent möjlighet att fortsätta utöka användningen av EDI. Flera partner är redan anslutna till plattformen, och lanseringar för ytterligare kunder planeras för närvarande.

Resultat: Mindre manuellt arbete, högre datakvalitet och effektivare kundsamarbete

Sedan ONESOURCE Pagero implementerades har Ultradent sett tydliga operativa förbättringar i sina EDI-processer. Automatiserade processer har minskat det manuella arbetet, höjt datakvaliteten och gjort det lättare att förebygga fel, särskilt vid de stora volymerna kring årsskiftet. Den minskade manuella hanteringen har dessutom förenklat kommunikationen och gjort samarbetet med kunderna effektivare.

Ultradent uppskattar att EDI-processen sparar omkring 1,5–2 arbetstimmar per vecka för de fem första kunderna som anslöts. Den exakta tidsbesparingen varierar beroende på hur stor och komplex varje order är. Medarbetarna som arbetar med EDI till vardags behöver nu lägga mindre tid på manuell orderhantering, mejl och uppföljning. Det frigör tid för andra arbetsuppgifter och ansvarsområden.

De effektivare arbetsprocesserna bidrar också till Ultradents övergripande digitaliseringsmål. ONESOURCE Pagero har hjälpt företaget att förbättra sina interna processer, göra datahanteringen mer tillförlitlig och stärka de digitala kopplingarna till kunderna. Lösningen har därmed blivit en viktig del av företagets långsiktiga strategi för skalbar och effektiv EDI-hantering.